Cómo organizar una mudanza de oficina sin perder el ritmo

Las mudanzas de oficinas se realizan por muchas razones. A veces es por la necesidad de un cambio de ubicación, pero en otras ocasiones se puede llevar a cabo por seguir una estrategia integral para mejorar la comunicación o la eficiencia.

Sea como fuere, lo cierto es que el proceso no es fácil, más si se tiene que ejecutar sin interrumpir el trabajo o haciéndolo durante el menor tiempo posible.

Hay que planificar con mucha antelación

En las mudanzas, y las de las oficinas no son una excepción, una de las claves está en la antelación. Así, hay que planificar la mudanza durante al menos un mes y medio, aunque se recomienda hacerlo a lo largo de hasta ocho meses en el caso de las empresas más grandes.

Aquí, se establece un cronograma que contemple la evaluación del nuevo espacio, la gestión de los suministros, la solicitud de permisos, etc.

Además, se han de pedir al menos tres presupuestos de empresas especializadas en este trabajo, en los cuales se tiene que incluir el embalaje, el montaje y desmontaje, el transporte y un seguro.

Comité de coordinación

Hay que crear un comité en donde estén presentes una o varias personas de cada uno de los departamentos. Así se discute sobre qué es necesario llevar, qué se puede quedar, qué va al reciclaje, etc.

Inventario, limpieza y etiquetado

Pueden hacerlo los representantes de cada área, puesto que saben qué es lo que hay en su departamento. Así se identifican aquellos elementos que ya no sirven y que no habrá que trasladar a la nueva oficina (se reducen así los costes).

Si es posible, los propios empleados pueden llevar a cabo las tareas de embalaje. Eso sí, las cajas deben estar perfectamente identificadas para que no haya confusiones cuando lleguen al destino.

Contratación de una empresa especializada

Aunque los empleados pueden ayudar, dentro de lo posible, si siguen trabajando, lo cierto es que la mejor idea es la de contratar a una empresa experta en organizar mudanzas de oficinas.

Será necesario buscar una compañía con experiencia en esta clase de traslados, la cual cuente con vehículos del tamaño adecuado y que tenga un seguro de responsabilidad civil que cubra los daños que se lleguen a producir.

Cuando se pueda, la mudanza debe programarse en el fin de semana o fuera del horario de trabajo. De esa forma, se minimiza el impacto en la productividad.

Gestión tecnológica y de servicios básicos

Los técnicos tienen mucho que decir en esta parte del proceso. Hay que desconectar equipos, reconectarlos, hacer lo propio con los servidores, etc., sin olvidar la reinstalación de todo el cableado, impresoras, redes y puntos de acceso.

Por supuesto, no hay que dejar de lado otros aspectos que no tienen que ver tanto con el trabajo, pero que son imprescindibles. Nos referimos al agua, a la electricidad o a Internet.

Estos suministros hay que darlos de alta días antes de llegar a la nueva oficina. Es mejor pagar algunos días más que esperar a última hora y no tener los suministros contratados.